4- Se registran los gastos operacionales relacionados y recargos por trámites de la contribución internacional que ascendieron a $ 50.000.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
12/01/20X1 | 5290 | Gastos operacionales | 50.000 | |||
5690 | Gastos administrativos | 5.000 | ||||
1190 | Caja | 55.000 | ||||
5- Un señor filántropo contribuye con $ 100.000.000 a la Cooperativa Paraíso Caribeño, el Lunes 17 de Enero de 20X1.
Bajo el método diferido las contribuciones restringidas se registran en cuenta de patrimonio. Para el débito se aplica el artificio llamado "inversión en activos" de larga duración:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/01/20X1 | 1290 | Inversión en activos | 100.000.000 | |||
3690 | Donaciones | 100.000.000 | ||||
Bajo el método restringido las contribuciones restringidas se registran en cuenta de patrimoniocon el correspondiente activo como un gasto débito en la ejecución presupuestal:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/01/20X1 | 4390 | Ingresos presupuestarios | 100.000.000 | |||
3490 | Donaciones | 100.000.000 | ||||
6- Los gastos operacionales de los eventos ascendieron a $ 160.000 y los administrativos a $ 29.000.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/01/20X1 | 5290 | Gastos operacionales | 700.000 | |||
5690 | Gastos administrativos | 95.000 | ||||
1190 | Caja-Bancos | 795.000 | ||||
7- Registra la hipoteca abierta en el Banco Popular por $ 110.000.000 a la tasa de interés anticipado del 24%, recursos que fueron recibidos el viernes 28 de Enero.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
28/01/20X1 | 1190 | Caja | 107.800.000 | |||
5690 | Administrativos y Financieros | 2.200.000 | ||||
2390 | Hipotecas por pagar | 110.000.000 | ||||
8- Registra los intereses recibidos el 31 de Enero, correspondientes al primer mes vencido en la cuenta de fiducia por $ 160.000.000al 24%
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/01/20X1 | 1105 | Caja | 3.200.000 | |||
4290 | Financieros | 3.200.000 | ||||
En lo que sigue, la contabilización estará referida a más de "un fondo," desdoblados del estado financiero de la organización, que llamaremos fondo capital, en los que la entidad mostrará grupos selectivos de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos relativos a una determinada actividad.
FONDO ABIERTO
Por ahora nos vamos a referir a la entidad contratista o administradora del Fondo Abierto. Se trata de una hacienda que aplica un sistema contable denominado "contabilización indirecta", cuyas subcuentas y auxiliares de gastos van siendo creadas en la medida de las necesidades y realizando su correspondiente liquidación al cierre del ejercicio en cuestión.
Sean las primeras operaciones adelantadas por la entidad administradora del Fondo Abierto,las siguientes transacciones:
1- La entidadregistra la apertura presupuestal del Fondo Abierto que permitirá la adquisición de bienes y servicios requeridos por las operaciones durante el periodo
El proceso de reserva presupuestal consiste en el reconocimiento de los compromisos internos de los recursos en el sistema contable desde antes de su gasto real, para así tratar de evitar gastos excesivos. Ese es un asiento al que se había hecho referencia anteriormente.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/02/20X1 | 4520 | Ingreso presupuestado | 193.000.000 | |||
2648 | Fondo Social para diversos fines | 193.000.000 | ||||
2648 | Fondo Social para diversos fines | 193.000.000 | ||||
3390 | Fondo presupuestario | 193.000.000 | ||||
Es muy importante mencionar que los orígenes de la contabilidad de fondos se remontan a los inicios mismos de la contabilidad pública en su necesidad de contabilización de los ingresos de la Real Hacienda de las monarquías vigentes durante la Edad Media. Precisamente por este motivo es común encontrar todavía, en la literatura especializada, nomenclaturas de cuentas similares a las utilizadas en la tradicional contabilidad castellana, del libro de Caxa (hoy libro Mayor) con su Manual (hoy. Diario), es decir, de la partida doble "pacciolana".
2- La entidad registra la reserva de los recursos requeridos por las operaciones del periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
06/02/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | 150.000.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 150.000.000 | ||||
1330 | Anticipos y contratos | 150.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 150.000.000 | ||||
3- La entidad registra gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
07/02/20X1 | 5510 | Gastos reales | 104.000.000 | |||
1190 | Caja | 104.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 104.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 104.000.000 | ||||
4- La entidad registra nueva reserva de los recursos para las operaciones durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/02/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | 135.000.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 135.000.000 | ||||
1330 | Anticipos y contratos | 135.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 135.000.000 | ||||
5- La entidad registra la venta de servicios ofrecidas durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
15/02/20X1 | 1190 | Caja | 160.000.000 | |||
4510 | Ingresos reales | 160.000.000 | ||||
4390 | Ingreso presupuestario | 160.000.000 | ||||
4170 | Servicios comunales y personales | 160.000.000 | ||||
6- La entidad registra nuevos gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/02/20X1 | 5510 | Gastos reales | ||||
551010 | Operacionales | 81.834.000 | ||||
551060 | Depreciaciones | 4.166.000 | ||||
1590 | Depreciación acumulada | 4.166.000 | ||||
1190 | Caja | 81.834.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 81.834.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 81.834.000 | ||||
7- La entidad inicia el proceso de cierre del mes, efectuando los siguientes asientos.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
27/02/20X1 | 3390 | Fondo presupuestario | 160.000.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 8.000.000 | ||||
1190 | Caja | 152.000.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | 8.000.000 | ||||
4520 | Ingresos presupuestados | 160.000.000 | ||||
5805 | Superávit-déficit | 152.000.000 | ||||
En este ejemplo, observe Usted que mientras el presupuesto autorizado del período había sido de $ 193.000.000, hasta el momento, los ingresos del negocio apenas ascendían a $ 160.000.000, siendo los gastos reconocidos por $ 8.000.000. En consecuencia, la entidad administradora debe pagar a la gestora una participación por la suma de $ 152.000 (que en su época correspondía al tributo por entregar a la Corona)
Como ya ha sido dicho, la contabilidad de fondos separa las materias que afectan directamente a la entidad gestora de las que afectan a la entidad encargada o administradora a través del acuerdo de negocio. En cada transferencia, entrega o liquidación parcial del negocio, la entidad gestora retira su participación acordada en efectivo equivalente a la diferencia entre la porción liquidada de la cuenta Fondo presupuestario (3390) y la cuenta Gastos presupuestarios (5390). La suma de todas las transferencias que haga el respectivo fondo desde la cuenta 3390, durante el período, equivaldrá a la masa presupuestal del período.
Recíprocamente, cada transferencia, entrega o liquidación implica para la entidad administradora el cálculodel Superávit o Déficit según la diferencia entre la porción liquidada de la cuenta Ingreso presupuestado (4520) y la cuenta Gasto presupuestado (5520). La suma de todas las liquidaciones de la cuenta 4520 durante el periodo equivale a la masa presupuestal del periodo.
En las ilustraciones mostradas en este escrito apenas se muestra solamente una entrega o liquidación de negocio, lo que quiere decir que no se consume totalmente el presupuesto. Sin embargo, como en contabilidad de fondos solo interesa al inversionista, empresario o gestor, el aseguramiento de los rendimientos acordados, es suficiente la elaboración de los Balances de Prueba o Saldos de Comprobación para poder confeccionar el Estado de Operación y el Balance de Posición Financiera tanto de cada fondo como de toda la organización.
PAPELES DE TRABAJO DE LA INTEGRACION DE LOS FONDOS DE CAPITAL Y ABIERTO BAJO EL METODO DIFERIDO (a 31 de Diciembre de 20X1) | |||||||||
COOPERATIVA PARAISO CARIBEÑO | |||||||||
NOMBRE DE LA CUENTA | FONDO DE CAPITAL | FONDO ABIERTO | FONDO GENERAL | ||||||
DEBITO | CREDITO | DEBITO | CREDITO | DEBITO | CREDITO | ||||
1105 Caja-Bancos cuenta de capital | |||||||||
1190 Caja-Bancos cuenta operativa | 249.811.000 | 177.834.000 | 71.977.000 | ||||||
1211 Compromisos de reventa | |||||||||
1226 Derechos de Recompra | |||||||||
1290 Inversiones en activos | |||||||||
1305 Bienes No-transformados | |||||||||
1330 Anticipos y contratos para gastos de desarrollo del producto | 285.000.000 | 285.000.000 | |||||||
1590 Depreciación acumulada | 4.166.000 | 4.166.000 | |||||||
1625 Anticipos | |||||||||
1690 Bienes de Fondos Sociales | |||||||||
2390 Hipotecas por pagar | |||||||||
2435 Proveedores | |||||||||
2810 Depósitos recibidos | 99.166.000 | 99.166.000 | |||||||
3105 Aportes sociales | |||||||||
3205 Reserva para protección de aportes | |||||||||
3390 Fondo presupuestario | 33.000.000 | 33.000.000 | |||||||
3690 Donaciones | |||||||||
3705 Utilidades de ejercicios anteriores | |||||||||
4170 Venta de servicios administrativos, sociales, culturales, comunales y personales | 160.000.000 | 160.000.000 | |||||||
4290 Ingresos financieros | |||||||||
4390 Ingresos presupuestarios (reconocidos para ventas) | 160.000.000 | 160.000.000 | |||||||
4510 Ingresos reales | 160.000.000 | 160.000.000 | |||||||
4520 Ingresos presupuestarios | 25.000.000 | 33.000.000 | 58.000.000 | ||||||
5190 Cargas y gravámenes (contribuciones por cobrar) | 99.166.000 | 99.166.000 | |||||||
5290 Gastos Operacionales | 160.000 | 160.000 | |||||||
5390 Gastos presupuestarios (contribuciones diferidas) | 275.000.000 | 293.000.000 | 568.000.000 | ||||||
5490 Depreciaciones | |||||||||
5510 Gastos reales (costo de ventas) | 190.000.000 | 190.000.000 | |||||||
5520 Gastos presupuestados | 8.000.000 | 8.000.000 | |||||||
5690 Gastos Administrativos y Financieros | 29.000 | 29.000 | |||||||
5805 Superávit-Déficit | 152.000.000 | 152.000.000 | |||||||
TOTALES | 275.000.000 | 275.000.000 | 927.166.000 | 927.166.000 | 1.024.332.000 | 1.024.332.000 | |||
FONDO RESTRINGIDO
Cada fondo debería tener su propia entidad administradora, independientemente del hecho de pertenecer a la misma agrupación económica. Supongamos que las siguientes transacciones son las primeras operaciones adelantadas por la entidad administradora del Fondo Restringido:
1- La entidadregistra la apertura presupuestal del Fondo Abierto que permitirá la adquisición de bienes y servicios requeridos por las operaciones durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/02/20X1 | 4520 | Ingreso presupuestado | 1.799.000.000 | |||
2648 | Fondo Social de Educación | 1.799.000.000 | ||||
2648 | Fondo Social de Educación | 1.799.000.000 | ||||
3390 | Fondo presupuestario | 1.799.000.000 | ||||
2- La entidad registra la reserva de los recursos requeridos por las operaciones del periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
06/02/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | 1.580.000.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 1.580.000.000 | ||||
1330 | Anticipos y contratos | 1.580.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 1.580.000.000 | ||||
3- La entidad registra gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/02/20X1 | 5510 | Gastos reales | 1.029.920.000 | |||
1190 | Caja | 1.029.920.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 1.029.920.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 1.029.920.000 | ||||
4- La entidad registra nueva reserva de los recursos para las operaciones durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
12/02/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | 1.175.920.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 1.175.920.000 | ||||
1330 | Anticipos y contratos | 1.175.920.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 1.175.920.000 | ||||
5- La entidad registra la venta de servicios ofrecidas durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/02/20X1 | 1190 | Caja | 1.200.000.000 | |||
4510 | Ingresos reales | 1.200.000.000 | ||||
4390 | Ingreso presupuestario | 1.200.000.000 | ||||
4170 | Servicios educativos y sociales | 1.200.000.000 | ||||
6- Registra los gastos de amortización de las inversiones en activos el lunes 31 de Enero correspondiente a una vida útil de unos diez años.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
20/02/20X1 | 5490 | Depreciaciones | 600.000 | |||
1590 | Depreciación acumulada | 600.000 | ||||
7- La entidad administradora del fondo registra la transferencia de la mitad de la donación de los fondos restringidos internacionales, previamente recibida por la entidad gestora.
Cuando se ha cumplido la restricción de tiempo o de propósito de una subvención temporalmente restringida, los recursos son transferidos a una cuenta sin restricciones. Los nuevos ingresos provenientes de la entidad gestora que ejecutará la entidad administradora sobre destino específico, se registran en una entrada de diario, lo que se llama "liberación de las restricciones", cuyo procedimiento depende si se está ante una aplicación del método diferido o del método restringido. Una contabilidad exacta es especialmente importante para las contribuciones y donaciones restringidas que están destinados para su uso durante un período de varios años. Bajo el método diferido el asiento se realizaría de la siguiente manera:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 5390 | Gasto presupuestario | 30.000.000 | |||
1290 | Inversión en activos | 30.000.000 | ||||
1790 | Bienes de Fondos Sociales | 30.000.000 | ||||
1190 | Caja | 30.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 30.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 30.000.000 | ||||
En cambio, bajo el método restringido el asiento se realizaría de la siguiente manera:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 5390 | Gasto presupuestario | 30.000.000 | |||
4390 | Ingresos presupuestarios | 30.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 30.000.000 | ||||
1590 | Inversión en activos | 30.000.000 | ||||
1690 | Bienes de Fondos Sociales | 30.000.000 | ||||
1190 | Caja | 30.000.000 | ||||
2810 | Depósitos recibidos | 30.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | 30.000.000 | ||||
8- La entidad administradora del fondo registra la nota contable que le envía la entidad gestora para actualizar la amortización del activo y del gasto diferido.
Cuando se ha cumplido la transferencia de la correspondiente porción de la contribución, se debe diferir el gasto y amortizar el ingreso aplicando la misma base de la depreciación del activo relacionado.En la medida en que se vaya difiriendo el gasto y amortizando el ingreso aplicando la misma base de la depreciación del activo, el efecto neto es que el rendimiento registrado por la amortización va compensando el gasto de la depreciación. Si la contribución que se recibe no fuese depreciable, este ingreso ocasionará un incremento del exceso de los activos sobre los pasivos, es decir del Activo Neto.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
12/01/20X1 | 1190 | Caja | 27.500 | |||
4390 | Ingresos presupuestarios | 27.500 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551060 | Depreciaciones | 300.000 | ||||
5490 | Depreciaciones | 300.000 | ||||
4510 | Ingresos reales | 27.500 | ||||
4250 | Reintegros | 27.500 | ||||
9- La entidad inicia el proceso de cierre del mes, efectuando los siguientes asientos.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
07/02/20X1 | 3390 | Fondo presupuestario | 1.254.000.000 | |||
5390 | Gastos presupuestarios | 1.029.920.000 | ||||
1190 | Caja | 224.080.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | 1029.920.000 | ||||
4520 | Ingresos presupuestados | 1.254.000.000 | ||||
5805 | Superávit-déficit | 224.080.000 | ||||
Vale la pena reiterar que el método restringido de la contabilización de las contribuciones permite que la liberación o transferencia de las inversiones sean reconocidas inmediatamente lo que favorece directamente la liquidez de la agencia y proporciona un aumento inmediato del saldo del fondo. Las contribuciones con arreglo al método diferido se difieren de la inversión, como pasivos, lo que resulta en un menor saldo del fondo ya que el exceso de ingresos sobre los gastos del periodo no se verá afectado hasta que se reconozca el ingreso.
PAPELES DE TRABAJO DE LA INTEGRACION DE LOS FONDOS DE CAPITAL Y TEMPORAL BAJO EL METODO DIFERIDO (a 31 de Diciembre de 20X1) | |||||||||
COOPERATIVA PARAISO CARIBEÑO | |||||||||
NOMBRE DE LA CUENTA | FONDO DE CAPITAL | FONDO TEMPORAL | FONDO RESTRINGIDO | ||||||
DEBITO | CREDITO | DEBITO | CREDITO | DEBITO | CREDITO | ||||
1105 Caja-Bancos cuenta de capital | |||||||||
1190 Caja-Bancos cuenta operativa | 108.945.000 | 83.972.500 | 24.972.500 | ||||||
1211 Compromisos de reventa | |||||||||
1226 Derechos de Recompra | |||||||||
1290 Inversiones en activos | 60.000.000 | 30.000.000 | 30.000.000 | ||||||
1305 Bienes No-transformados | |||||||||
1330 Anticipos y contratos para gastos de desarrollo del producto | 2.755.920.000 | 2.755.920.000 | |||||||
1590 Depreciación acumulada | 600.000 | 600.000 | |||||||
1625 Anticipos | |||||||||
1790 Bienes de Fondos Sociales | 30.000.000 | 30.000.000 | |||||||
2390 Hipotecas por pagar | 110.000.000 | 110.000.000 | |||||||
2435 Proveedores | |||||||||
2810 Depósitos recibidos | 1.696.000.000 | 1.696.000.000 | |||||||
3105 Aportes sociales | |||||||||
3205 Reserva para protección de aportes | |||||||||
3390 Fondo presupuestario | 545.000.000 | 545.000.000 | |||||||
3605 Utilidades del ejercicio | |||||||||
3690 Donaciones | |||||||||
4170 Venta de servicios administrativos, sociales, culturales, comunales y personales | 1.200.000.000 | 1.200.000.000 | |||||||
4290 Ingresos financieros y reintegros | 1.200.000 | 27.500 | 1.227.500 | ||||||
4390 Ingresos presupuestarios (reconocidos para ventas) | 1.199.972.500 | 1.199.972.500 | |||||||
4510 Ingresos reales | 1.199.972.500 | 1.199.972.500 | |||||||
4520 Ingresos presupuestarios | 545.000.000 | 545.000.000 | |||||||
5190 Cargas y gravámenes (contribuciones por cobrar) | 1.696.000.000 | 1.696.000.000 | |||||||
5290 Gastos Operacionales | 50.000 | 50.000 | |||||||
5390 Gastos presupuestarios (contribuciones diferidas) | 60.000.000 | 3.755.840.000 | 3.815.840.000 | ||||||
5490 Depreciaciones | 300.000 | 300.000 | |||||||
5510 Gastos reales (costo de ventas) | 1.030.220.000 | 1.030.220.000 | |||||||
5520 Gastos presupuestados | 1.029.920.000 | 1.029.920.000 | |||||||
5690 Gastos Administrativos y Financieros | 2.205.000 | 2.205.000 | |||||||
5805 Superávit-Déficit | 224.080.000 | 224.080.000 | |||||||
TOTALES | 171.200.000 | 171.200.000 | 8.511.412.000 | 8.511.412.500 | 8.568.640.000 | 8.568.840.000 | |||
FONDO COMUN
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